実践していることをそのままBCPに具体的に落とし込めば良いのかなと思いました

BCPセミナー

chatworkさんが主宰するオンラインセミナーに参加しました。講師は、小濱介護経営事務所:小濱道博 先生です。この業界では有名人だと思います。セミナーを受けてわかったことは、災害のBCPは難しいです。でも感染症のBCPは今既にやっている働き方を、文章化するだけでそれなりのBCPが完成するでしょ?と感じました。

BCPは少し仰々しく感じていました。

トライドの取り組み

コロナ禍での業務運営は2年を超えました。輪番制での事務所当番、時短出勤、リモートワーク等、上手くいかないこともありましたが、この2年でだいぶ精度が上がったような気がします。

iPad、スマホは必須

iPadはCellularモデルで、wifiがなくてもモバイル通信で使えるため、ポケットwifiをスタッフみんなが持ち歩く必要はありません。個人のスマホを使ってデザリングという発想もおかしいし手間です。

やっぱりCellularです。wifiモデルとは違って価格はやや高めですが、ここでケチってはダメです。

利用者宅で記録が打てる(残業短縮)、利用者宅で少し時間をもらえればサービスのシミュレーションも可能です。ネット検索で提示する事も可能です。とにかくデメリットはなし!

キーボードを設置すればもはや小さなPCです。

スマホ

以前はガラケーを使っていました。月々2,000円でしたが、現在はスマホにして3,000円です。理由は色々あるのですが、スクーターに乗っているスタッフが多い為、googlemapを見ながら移動できることや、ガラケーとは違って、アプリが使えることです。これは便利。

最大の理由が、ビジネスチャットを気軽にスマホで使うためです。

もちろんiPadでも使えますが、気軽に使うならスマホです。iPadに引き続き、スマホは『Must』としか言いようがありません。私もそうですが、iPadとスマホを使い分けています。

ラインワークス

トライドでの情報共有は、もともとはラインでした。データのUP等もできたらなと思い、仲のいい訪看に相談したところラインワークスを教えてもらいました。ぶっちゃけ無料の機能で十分です。本当無料で十分なくらい(笑)

でもでも、TV電話を複数人でやるなら有料です。コロナ禍でのミーティングではTV電話が必須かと思っています。ZOOMという手もあるのですが、ZOOMは無料は40分までしか使えません。一度ログアウトして再度ログインという手もあるのですが、そんな面倒な事みんなでやるわけにはいきません。よって、情報共有という面でZOOMは却下です。

chatworkラインワークスとの比較表はネットに沢山転がっています。個人的には現段階でラインワークスの方が費用対効果が高いと判断しています。

普段からの情報共有、TV電話でのミーティング、社内研修資料等のファイルのUP等、もはやデメリットはありません。トライドの場合は、一人300円のライトプランで、人数分、ケアマネ8人+事務分=9ライセンスの契約です。つまり300円×9ライセンス=2,700円/月の料金になります。

事務所出勤は輪番制

コロナ禍で色々と試行錯誤した結果、毎日出勤するのは事務+ケアマネは2名という結論に至りました。事務は常時事務所にいます。事務所当番のケアマネは、当番だからと言って一日事務所にいるわけではありません。訪問だっていきます。であれば2名かな?といったところです。この対応で困ったことはまだありません。

もちろん事務所当番ではないケアマネが出勤しても問題なしです。密にならないようにできればいいかなというところです。直行直帰できるスタッフはしてくださいというスタンスです。

よって、全員集まることは週1回くらいしかありません。ミーティングや請求の時くらいだと思います。緊急事態宣言や蔓防が出れば、ミーティングはラインワークスのTV電話に切り替えます。請求以外で集まることはほぼなくなります。

在宅ワーク(テレワーク)

在宅ワーク(テレワーク)

そもそもケアマネジャーは管理の仕事、直接サービスを提供するわけではないので、在宅ワークが可能です。

在宅ワークでは、自宅でトリケアトプス(管理ソフト)をiPadで操作できます。クラウド型なのでいちいち事務所に出勤しなくても利用者情報が管理できます。ラインワークスがあればスタッフ間の情報共有も可能です。

例えば、
①事務所に電話がある → 事務や当番のスタッフが出る → 担当ケアマネ不在ならラインワークスで電話があったことを共有 → 担当ケアマネから連絡する

②事務所にコロナ陽性者の報告 → 写真を撮ってラインワークにUP周知 → 全員が確認できる

そんな仕組みです。

唯一困っていたのは、サーバーへのログインができないことです。トライドは人数が少ない頃、一台のPCをサーバー代わりにしていましたが、コロナ禍を機に、サーバー、UTM、VPNに変更。そこそこお金はかかりましたが、コロナが一段落し以前のように戻っても、今回の取り組みは特例ではなく業務改善につながると判断したため投資しました。在宅ワークは子育て世代や介護をしながら働く人には、活用できる働き方です。それを活かして働きやすい職場になればいいなと思っています。

手間と感じるかもしれませんが、サーバー、UTM、VPNは必須アイテムと思います。

リモートする際は、マイクロソフト リモートデスクトップを活用しています。これを使えば、i PadからVPN接続で自分のPCをリモートワーク出来ます。リモートワークを試みた当初は「googlechrome リモート デスクトップ」を使っていましたが、手軽な分、勝手が悪すぎました。その後試行錯誤し、マイクロソフト リモートデスクトップでのリモートに決めました。

他にもいろいろなやり方があるのですが、自社に合わせたやり方が可能かと思います。

まとめ

今年の4/1~とりあえずですが厚労省の書式でBCPは作成していました。ただ、実際に現実味がないというか緊張感が持てないというのが実際のところです。

よくよく考えるとコロナ禍でだいぶ働き方が変わっており、すでにBCPに落とすべき内容を実践していました。それをBCPに具体的に落とし込み、委員会でスタッフのみんなに意見を募って精度を上げていければいいのかなと感じました。

感染症に対する取り組みは現状行っているため難しいとは思いませんが、災害のBCPは基礎は同じでもハザードマップ等、広い要素が必要になってきます。感染症よりも少し時間が必要です。

BCPは感染症蔓延時や災害時に限ったことではなく、業務改善につながり働きやすい職場になるのだと思います。良い意味で働き方が変わると会社の魅力にもなると実感しています。入社の面接でもその点を説明することが多くなりました。

間違いなく言えることはICTは絶対に外せない。ローカルな時代は徐々に終わろうとしているのだと思います。ただ、ICTは程度にもよりますが、少なからずお金がかかります。かからない方法もありますが、円滑に在宅ワークをするにはそこそこの整備が必要です。居宅は売り上げが低い、だからできないという道理は通用しなくなってきている気がします。一会社としてとらえたら一定以上の規模がなければ通用しなくなってきているのだと思います。ネットの記事では居宅介護支援は大規模化の必要性があげられています。居宅介護支援の大規模化は個人的には賛成です。

会社としてある程度大きくし一定以上の利益を上げなければ、緊急時の対応をとる基盤が築けないという事になります。緊急時の対応を整える=ICTの活用につながる為、ひいては働きやすい業務改善につながります。時代が変わろうとしている中で、変われない会社や個人を待ってくれるほど世の中は甘くはありません。トライドも毎年進化しているような気がしますが、まだまだ変わっていかなければ取り残されます。間違いなく。

現状を客観的に見て、改善できることはとにかく改善しなくてはいけないと思っています。今回のセミナーは自社の取り組みを客観的に見ることがでましたし、BCPを今までよりも深く考え形にできるのではないかと思えた為、良い時間でした。

トライドケアマネジメントは

緊急時でも業務が滞らない居宅介護支援を目指します(^^)
働きやすい職場を目指します(^^)