ICTの活用は必須、だけど効率化にはまだまだいろいろなことがある
ここ最近は、逓減性50件だったり、テレワーク、オンラインモニタリング等、ケアマネに関する来年度の改正の話が出ています。
有効求人倍率4倍を超えたケアマネジャーですが、人材難だから、業務を軽くする代わりに、どんどん数を持ちましょうといった動きになってきたのだと思います。
色々と言いたいことはありますが、在宅ケアマネジャーが著しく不足していることには変わりありません。
単独型居宅介護支援として運営しているトライドの今まで行ってきた業務改善をUPします。うまくいったこと、うまくいかずに元通りになったもの（涙）もあります。参考になればと思います。
これ以上にやれることはあと少しなんじゃないかと思うところです。
介護ソフト
ブログでは何度もUPしているのでご存じの方もいると思いますが、トリケアトプスです。低価格で無駄な機能がない所が嬉しい。かつ、改善を要望するとすぐとはいかなくても改善してくれます。個人的には月5500円以上でもいいと思っています。
クラウド型なので、利用者宅で経過記録やモニタリング票を入力します。基本、事務所に戻っての転記はありません。慣れてくると担当者会議の要点等も入力出来てしまいます。
初回等のアセスメントも紙を持っていくことはありません。基本、その場で入力です。アセスメントの紙はここ数年持参したことがありません。
ネットワーク
ネットワークはwifiだけではなく、モバイルネットワークでの運用も可能です。SIMフリータイプの端末がモバイルネットワークでの運用が可能という事になります。
価格は少し高くなりますが、個人的にはお勧めです。
モバイルネットワーク（4G(LTE)や5G）はwifi環境がなくても利用可能です。いちいちポケットwifiやテザリングを準備する必要がないので手軽といえます。屋外でも4G(LTE)回線が圏外ということはほぼないと思います。
5Gはまだまだメジャーじゃない？のでととりあえず4G(LTE)回線が使えればOKです。すごく速いというわけではないですが、外での活用には十分な速さです。どこでも手軽にネットにつなげるというのが重要です。
トライドで一人一台貸与していたiPadはセルラーモデル（SIMフリー）でwifiモデルよりも2万程度高いですが、利用者宅でiPadを開いてすぐにオンラインにつながり外での仕事も便利です。
利用者宅でブラウザからソフトにログインするだけなら、iPadでもAndroidでもタブレットであれば何でもOKかと思います。
後ほどお話ししますが、７年間業務を支えてくれたiPadですが、価格高騰により、今月からトライドは一斉に端末変更です。結構勇気いります💦
情報共有
ラインワークスというビジネスチャットです。こちらも何度かブログでUPしてきました。これは本当に便利です。スタッフの予定表もここで管理しています。無料でも利用できるのでお勧めです。
TV会議を複数人で行う事が年間で何度かあるので、トライドは有料で契約しています。
ラインワークス以外もそうでしょうが、ラインワークスはトークルームを分けて運用できるのも便利です。ケアマネ全員、事務スタッフ、管理職、研修資料、災害時等でトークルームを分けてます。
災害時のトークルームには最新のBCPをUPしているので、ネットワークがある限り常に全スタッフが確認することができます。
又、ラインユーザーとも簡単にやり取りできるので、ラインワークスやラインといったようにアプリを2つ分けずにラインワークスだけで管理できます。業務スマホを持っていない事務スタッフとは、各自のプライベートスマホのラインと会社のラインワークスとで連携し、緊急時の多周知等を行っています。本当に便利ですね。
スタッフの行動予定なら無料でもgoogleカレンダー等のツールでも管理可能です。良いツールは無料有料問わずあります。自社のスタイルに合わせた活用がポイントとなります。
最終的には有料が無難と思います。
個人的にはもうラインワークスに慣れてしまっているので、間違いなく継続です(^^)
在宅ワーク（テレワーク）
コロナ渦より真剣に考え始めました。家で仕事をするにはどこまでやるのか？沢山考えました。
結論、事務所と同じくらい仕事ができる事が望ましいと考えました。
介護ソフトについて
介護ソフトはクラウド型が前提となりますが、記録やモニタリング票等の操作はたやすいです。iPad等のタブレットがあれば問題ありません。ネットワークにつながるタブレットやPCなら何でもOKということになります。
社内のエクセルやワード等のファイル操作
会社の共有フォルダーやサーバー内のファイル（エクセルやワード等）を運用するには、少し考えないといけません。
まずはVPNルータが必要であり、購入し設置する必要があります。ここらへんは難しいので、知識がない人は代理店に頼んだ方が無難でしょう。VPNがなくてもクラウドならアクセスは便利です。
今までは、iPadでVPN接続をし、「Microsoft リモート デスクトップ」で、スタッフ自身のPCをリモートして運用していました。リモート操作はアプリによって雲泥の差です。操作できないことはないけど、サクサクは動きません。無念、、、
これでもコロナ禍では、この程度で良いかなと考えていました。
現在、2024年の改正で、ケアマネジャーのテレワークの位置づけをどうするのか？といった話がが出ています。こういった話が出たという事は、会社としても円滑な在宅ワーク（テレワーク）ができる環境を整備する必要があると感じました。
もはやテレワークがスムーズに進まないと時代についていけなくなるでは？
では、何をすればいいのか？答えは簡単、自宅にいても100％に近いくらい仕事ができないといけない。
自身のPCをリモートで動かすのではなく、直接サーバーにアクセスして社内サーバーのファイル（エクセルやワード等）を操作できるようにすれば、リモートワークよりもサクサクとファイルの編集等ができ円滑な在宅ワーク（テレワーク）が可能となります。
googleドライブやドロップボックス等の優れたツールもありますが、やはりいつもの画面で、エクセルやワードを操作できるというのが分かりやすく安定感があります。となると、サーバー、NAS等をクラウドにするのではなく、事務所サーバーに直アクセスできた方が良いという結論に至っています。
トライドの場合は、その方が経費も安く済みます。ただ、いずれ来るかもしれない？災害のことを考えると、クラウドのに変更する時期が来るのかもしれません。
今まで使っていたiPadでやろうとすると、OSの問題があり結論難しいと判断しました。しかもiPadの高機能化に伴う端末自体の価格が上昇しており、セルラータイプのiPad＋キーボードで10万ほどになってしまいます。高っ！！
そうなると、ここで一大決心です、、、
先日、一大決心し、iPadからsurfaceに変更しました。windowsOSのモバイルPC（薄くて軽い2in1等）に、officeがインストールされているので、自宅での在宅ワーク（テレワーク）はかなりはかどります。事務所と同じ使い勝手で居宅サービス依頼書や研修報告等、officeが操作できます。
充電の持ちが悪い等いまいちな面もありますが、事務所、訪問中、自宅と端末を分けるような効率の悪いことはしたくありません。
今後は事務所のPCは不要かなと感じています。事務所ではsurfaceにモニターとキーボードをつないで運用する形でもいいかなと思います。
iPadからsurfaceに変更し、お金はかかりましたが、長い目で見たら大事な投資だと思っています。
感染症もそうですが、何かしらの事情で職場に来られない人もいると思います。そんな時、自宅で出来る仕事も多々あるので、そんな時は在宅ワーク（テレワーク）でよいのではないかと思います。
あらかじめ日時を決めて在宅ワーク（テレワーク）するのではなく、急に子どもが熱を出した？等、そんな時に家で仕事ができるかできないか？ここがポイントなんです。
少し勇気がいりましたが、iPadからsurfaceに変更してみました(^^;)
直行直帰
トライドはみんなスクーター移動です。自転車だけでもできないことはないですが、かなりきついです、、、
よって、スクーターの方が便利です。
家の近くの利用者さん宅に行くなら、わざわざ事務所に出勤する必要はありません。むしろ不要です。ちゃんと数字がクリアーできれば、在宅ワークと合わせて直行直帰をしてもらえればOKです。
基本的には会社のスクーターを貸与するので、それを家や駐輪場に置いてもらいます。
駐輪場代等は会社で支払います。
雨天時等は、自家用車やタイムズもOKです。自家用車はガソリン代だけではなく、高速代、駐車場代等すべて経費は会社で持ちます。
小さなお子さんを育てるケアマネさんからは、利用者数が増えても自宅での時間が増えたと嬉しい言葉をもらいました。
提供票やケアプラン送付
これは散々ブログでもUPしていますが、ケアプランデータ連携システムです。過去のブログでも進捗をUPしています。
>>> ケアプランデータ連携システムを利用してみての感想②これは凄いぞ！
先日、地方公共団体による「ケアプランデータ連携システム」活用セミナー（介護保険最新情報1186）でパネラーとして参加させていいただきました。お声かけいただきありがとうございます。少し詳しくブログでUPしています。
>>> ケアプランデータ連携システムを利用してみての感想③早く紙をやめたい、、、
どんどん広がって、ケアマネ、事務スタッフの負担を減らせたらと思います。特に事務スタッフの負担が減れば減る程、ケアマネのサポートができます。だからこそ早く普及してほしいです。
事務スタッフの働き方
事務スタッフは、以前は、書類の仕分けとFAX、郵送の宛名書きがメインでした。
どこに力を入れるかで同じ業務をやっていても、かかる時間は雲泥の差です。
現在は、ケアプランデータ連携システムの運用、月初の区役所への書類提出、月1回の帳票チェック（内部監査）、一部帳票の文例入力等もやっています。
上記だけでも十分なのですが、まだまだケアマネ目線の仕事をやってもらおうと考えています。
やはり、事務スタッフがどんな仕事をするのか？とても大事です。ただの雑務なのか、それ以上なのか？トライドとしてはそれ以上の仕事を行うことで、ツールではできない効率化が図られると考えています。
居宅介護支援にはもはや事務スタッフは必須と考えます。
スタッフからは、以前よりも利用者数が増えたが、その時より負担は減っているとの事でした。嬉しいです。
事務スタッフの働き方は本当によく考えた方がいいです。一つのポイントだと思います。デジタルでは解決できない人の部分を解決してくれるのは事務スタッフです。
まとめ
人がどうやっているかではなく、自分たちで考えることが必要ではないかと日頃より考えています。
ある程度効率を求めていかないと、これから先ローカルに浸りきっている我々介護業界の人間はきっとついていけなくなるか、どこかで強い痛みを伴う可能性が高いと思っています。だからこそ、お金はかかってもできる時にやっておくことが重要という結論に至ります。
無駄な業務をやり続けて、人が辞めるなんて事態になったら目も当てられません。私たちケアマネジャーの業務は確実に変えていかなくてはいけないところに来ています。
上手くいかないこともあるでしょうが、仮説を立ててやってみた結果、うまくいけばそれでOK！うまくいかなければ受け入れるしかありません。そして元に戻すのか？再トライするのか？どちらかです。
トライしない人には決して分からない領域がいくつもあります。
ある程度高い領域に入ってくると、会社としての「売り」にもなり、スタッフにとっての成長にもつながります。
業務改善を通じ、生産性が高く還元率の高いケアマネ事務所を目指していきたいです( *´艸｀)
※UPしようと思いながらも気を抜いていたら、大みそかになってしまいました(^^;)
今年もお世話になりました。良いお年をお迎えください。
