前回の運営指導で改善するも、別の指摘事項が多すぎた！
今回の運営指導は8/22（火）です。前回の運営指導はR02.11.16です。約３年前になります。もう運営指導くるんだ～？と思いながらも受け入れるのみです。
初めて人が来る運営指導なので、いささかの緊張はあるものの、単独型居宅として日々真摯にケアマネジメントに向き合ってきているつもりです。だから大丈夫であろうと思っていました。でも緊張するもんですね(笑)
事前に調査員さんからは3～4時間と言われ、個人的には長いな～って感じちゃいました。仕方ないのだと思うのですが、やはり長い。
実際にかかった時間は５時間です！
10：00～15：00。調査員さんたちはお昼もとらずに黙々とやってくれていました。こちらはお昼も取らせてもらいましたし、電話対応等もでき色々と配慮いただきました。でも5時間は長い(*_*)
講評での指摘事項は大したこともなく少ないのですが、運営指導中の細かな指摘が多かった為それらも含めてUPします！
運営指導指摘事項
事前提出のファイルは3件です。ここはみな同じだと思うので割愛です。
事前提出以外のファイル
・通院時情報連携加算を算定したケース…R03.03と何とも古いケースでしたが、該当した為1名分
・カンファレンス要件を満たしているケース…2名分
・入院時連携加算を算定したケース…2名分
・ターミナルケアマネジメント加算を算定したケース…3名分
※講評でまとめて指摘が入るのですが、私がメモをした指摘事項の方が多いので、参考になるかと思うのでUPします。
①指定通知書は利用者に見えるように
事務所に見える形で置いていたのですが。恥ずかしながら、利用者に見えるようにとの事でした。
→ 相談室に掲載しました。
②キャスター付きの書庫に個人情報はしまわないように
キャスターとるならOK。それができないなら、キャスターのない鍵付き書庫へ移動してください。
→ 設備規定にも確かに書いてあるのですが、修正はするのですが、個人的には今どきキャスター付きのキャビネットをゴロゴロ押して盗まんだろうと思うところです。盗むならデータだと思います。
ですが設備規定を基に運営指導を行っているので、間違った指導ではありません。トライドには大きな鍵付き書庫が4つほどあるので、そちらに移動します。
※設備規定が時代を反映したものではないことは確かです。ぜひ時代に即した形に修正してほしいです。
③他事業所との勉強会を計画した際は日付を入れる
研修計画を作成した日付を入れてください。
→ 確かにそういわれればそうです。次回から忘れずに入れたいと思います。
④ 重要事項説明書
介護支援専門員の中に主任介護支援専門員を入れよう（わかりやすく）。介護支援専門員8名中、主任介護支援専門員3名。管理者には常勤と入れましょう。
→ ここは前回も指摘されまして、分かりやすくしたつもりだったのですが、分かりづらかったようです。指摘してもらえてありがたかったです。
⑤ 事故報告書
事故がなくても事故報告書は備えておきましょう。
→ その通りです。
⑥ヒヤリハット報告書
ヒヤリハットがなくても事故報告書は備えておきましょう。
→ その通りです。
⑦虐待防止指針等の閲覧
利用者に閲覧可能な状況にしましょう。websiteで公表している事業所もあります。
→ 調査員さんの勧めもあり、相談室のファイルはすべて閲覧可能なので、「すべて閲覧可能」と相談室に貼りました。
⑧ハラスメント担当の明確な表記・相談の流れ
重説には明記してあるのですが、これは利用者・家族に当てているものなので、社内でのハラスメント担当を明確に表記することが必要。ハラスメントに対する相談の流れ（フローチャート）でもあるとわかりやすい。
→ 厚労省や県のハラスメントマニュアルは備えていたのですが、今回の指摘を受け、厚労省のひな型がUPされていたので、活用させていただこうと思います。
⑨月末開始の初回モニタリング
今回指摘を受けたケースは、月末開始の初回モニタリングについてです。
6/26担当者会議。6/26～シャワーチェアデモ納品。6/28～訪問看護開始。初回のモニタリングは6/26に行っているものの介護保険サービスの利用がない為、6/28～6/30で初回モニタリングを行う必要がある。ただ、市QAにも翌月訪問で問題ないとある。7月は7/21にモニタリングを行っているが、7月初旬に行く必要があるとの指摘でした。7/21になった原因を記録に記載していれば別だが、記載されていない為、ヒアリングとなりました。
→ こちら側の回答としては、サービス拒否をする方でサービスが入れるか？かなりの疑問であった為、評価するには一定の時間が必要と判断し、7/21モニタリングとしました。
※調査員さんからは、7月のモニタリングを遅らせる必要があった理由を、訪問看護等に連絡を入れた記録があると良いとのことでした。
調査員さんから、ヒアリングされなくてもわかるような経過記録を作らなくてはいけないのかなと思いました。
ここまで細かくチェックするのかと思うと本当に驚いたのですが、確かに言っていることは間違いではありませんが、QAの中でも月初にモニタリングを行うのが前提等とも書いていないので、翌月月初でなくても問題ないと認識していました。明確な根拠がないことは腑に落ちません。
⑩2票サービス種別は正確に記載
トライドで使っているソフトには、「特定福祉用具販売」がサービス種別にないので、直接入力しています。その際に「福祉用具販売」と入力したケースがあり、指摘となりました。又合わせて、「シャワーチェアー」という表記を「シャワーチェア」と表記したところ、ここも指摘でした。
→ 多少の誤字脱字くらいと思うところですが、相手に渡すなので正確さが求められます。今後気を付けます。
⑪暫定プランと、介護度確定プランとがまるで同じであれば、申請中の丸を二重線で修正でOK
タイトル通りの指摘ではなくアドバイスだったのですが、以前からのこの手のやり方を勧めるケアマネはいます。どこに根拠があるのかわからないので、トライドとしてはアウトにしています。やはり根拠が知りたく、運営指導後、かながわ福祉サービス振興会さんに電話で確認したところ、やはり回答は同様でした。
根拠についてはないものの、介護度や期間など暫定プランと介護度確定のプランとでまるで変更がなければ、その旨を記録に記載し、申請中の丸に二重線でOKとの事でした。
根拠がない＝アウトという認識は会社として変えるつもりはありません。
トライドとしては、根拠がないことは受け入れられないので今まで通りこのやり方は採用はしません。後々「ダメですよ」となっても困ってしまいますから。運営指導する方は根拠をもってほしいです。
⑫サービス事業所の計画書
2ヶ月ほど届いていない訪問介護事業所があったのですが、理由は？
→ 初回サービス時に必ず計画書を求めるようにしている。それで送ってこなければと相手方の問題と考えている。
結論、再請求するよう指摘されました。
納得いかない部分はありますが仕方なしです。
⑬カンファレンス要件
ここは問題なくクリアーなのですが、医師が招集したカンファレンスは、カンファレンスで決まったことの写しをもらわなくてはいけない？との事。初めて聞くことで意味が分からなかったです。
私の受け取り方が間違っていたら申し訳ありません。医師が招集したカンファレンスの場合はそれがないとダメ？といったような内容でしたが、そもそも、毎回カンファレンスは退院支援看護師から連絡をもらい参加しています。
参加者の用件により、Ⅰ1なのかⅠ2なのか変わってきます。やはりよくわからなくて、かながわ福祉サービス振興会さんに電話で確認したところ、医師とか看護師とか関係なく、病院から招集されるもので、その際にその際指示書等があればもらっておくと良い？といったような回答でした。
病院によってはカンファレンスで決まった内容を、紙に書いて配布してくれる病院もありますが全てではありません。結論、カンファレンス用件に注意することが必要ですが、現状の対応で問題なし。
なんの指摘だったのかさっぱりよくわかりません。
⑭ターミナルケアマネジメントに移行する際は同意が必要
ターミナルケアマネジメントに移行した際同意をとっているか？経過記録やプランに「穏やかに最期を迎えたい」等の文言がある事でターミナルケアマネジメントと判断している。
→ 正直これは意味が分からないです。トライドの場合、ターミナルケアマネジメント加算を算定するのは、看取り目的で自宅に戻られる方がほとんどです。その際に、重要事項説明書で説明しています。自宅看取りでケースとして受けていても、人によっては看取りと思っていない場合もあります。となるとプランに「最期」等のキーワードは載せられません。
ちなみに、ターミナルケアマネジメントの定義はないそうです。基本的にはトライドの対応で問題ないそうです。
結論、現状の対応で問題なし。
ただ、長く関わっていたケースで、ターミナルになった際は、経過記録に記録する必要があるのかな？って思いました。でもどんな風に利用者さんやその家族に伝えるんでしょうね？プラン内容が変わるということを伝えればいいのかな？
⑮ケアプラン1票課題分析の結果
提出したケースでは、「課題分析の結果 」の結果が書かれていない。理由は？
→ ケアマネから見た専門職としての課題と本人が捉えている課題とでは異なることが多い為、プランに載せることで利用者にとってマイナスとなることが多いと判断している。
現状の対応で問題なし。
⑯その他
細かい部分の指摘はありましたが、ほんとに細かいのであえてUPする必要はないかと思います。
⑰トライドから質問
気を付けてはいるが、連絡なく退院していた場合 → 仕方なし。記録に記載しておけば問題ない。
講評での指摘事項
・キャスター付きのキャビネットはだめ。
・指定通知は相談室等、利用者の見やすい場所におきましょう
・勤務形態一覧表→記入漏れ
・身分証明書（介護支援専門員証）の提示は初回訪問時にお願いします。
・ハラスメント担当を明らかに
・事故報告用紙を整備して
・ヒヤリハット報告書も整備しておこう
・虐待防止指針の方針は閲覧できるように
まとめ
とにかく細かいことが沢山あるんだなと感じました。調査員さんも疲れるでしょうが、こちらも疲れました。あれだけ細かく見られても、トライドのみんなはちゃんと説明できていたし、今までのケアマネジメントに取り組む姿勢や帳票作成の能力、内部監査の精度等、このまま継続すればいいんだなと感じました。
調査員さんからも色々褒めて頂いたのは嬉しかったです。研修計画や総括、ケアプラン等の帳票の作り方等々。みんなの仕事が評価されることは本当に嬉しいです。
講評後に意見させてもらいました
調査員さんが悪い訳ではないのですが、もう少し効率よくできたらいいんじゃないかと思いました。『運営指導を受ける側も、する側も。』5時間って段取り悪いです。
最近の流行は電子データです。ローカルに一つづつチェックとかではなく電子データでのやり取り等を効率よく使えないものかと思ったところです。
個人的には、パターンとしては情報公表と同じようにやれたらと思います。最低限のところは情報公表のように『明確に〇〇で確認』といったように画一的でいいのだと思っています。すべての資料をデータで送り、事前に確認をとってもらえるといいかなと思いました。
今回はケアマネジメントプロセスを細かくしヒアリングされましたが、正直そこまで細かく見る必要あるのかな？というのが私の見解です。こんなに細かく見るのは社内の内部監査なみです。調査員さんの性格等もあるのでしょうが、上手く言えませんが、どこかで一線引いてほしいなと思いです。
特定Ⅰや医療介護連携加算も算定していますし、退院退所や入院時連携も相当数算定しています。細かくて当然と言えば当然かもしれないですが5時間ってだいぶ長いです。何か致命的な部分で躓いたのではなく普通に5時間です。
※致命的じゃないなら、せめて2～3時間で終わらせてほしいです、、、
事前提出以外のファイルも、退院退所加算を算定しているファイル3件とか事前に教えほてしいです。もちろん抜き打ちでファイルは見て頂いて問題ありません。過去のファイルを見てもらっても構いませんが、探すのに時間がかかる為、調査前過去１年分とか決めてほしいです。
更には、前回の運営指導の講評で指摘されたことは修正してきました。単独居宅なのでトライドとしては居宅介護支援事業は本気も本気！今回はまた新しいことを指摘されるのですが、指摘されて仕方ない事は仕方ないのですが、新しいことやこれは根拠ないだろう？と思うようなことは指摘しないでほしいです。それって前回指摘すればいいんじゃないのか？前回の運営指導から今回の運営指導まで3年あり、その期間があれば踏襲できていたはずです。
後出しはやめてほしい。
調査員さんにも講評後に伝えました。
難しいのですが指摘事項にムラがないようにしてほしいです。こちらだってケアマネにできるだけムラが出ないよう、日々試行錯誤しています。ムラを減らすための、マニュアル、経過記録内での文例の使用等行っています。うまくいかなければ都度ミーティングにUPし改善しています。苦労して作り上げいるんです。
調査員さんはどこまでやってるのか？自分たちの言動がいかに業界に影響を与えるのか？対応を統一するべきです。
情報公表並みに具体的基準を示してほしいです！
