事務スタッフ3名は何をする？

事務スタッフに関する質問は、本当に多い！

トライドの愛すべき事務スタッフ3人です💕

データ連携のセミナーを行ったり、内閣総理大臣表彰受賞による取材やセミナー依頼、視察等でよく質問されるのが、「事務スタッフ3人、何をやってるんですか？」

この質問は時として悪い意味での場合もあったりします。大体の場合は、こんなにいて何やってるの？というのが趣旨です。

もう事務スタッフがやることはないだろう？と思っても、考えて考えてもっと考えれば、結構多くのやることが出てくるものです。もうこれ以上ないだろ？の先に新しいステージがあります。そういったステージでは大概、時間と労力を要します。その世界は、個人的にはイノベーションだと思っています😅

大げさですが、それくらい頭をひねった先のものなので、私やトライドなりのイノベーションと言っても良いと思ってしまいます😅

『事務なんて電話と書類の仕分けでしょ』という人もいますが、それはそれで正解です。

個人的には更に上の正解があり、『もっとできることは沢山ある』だと思っています。資格はなく専門職と同じ仕事はできません。ただ、能力だけを見れば優秀な人は多いです。つまり、事務スタッフだから誰でもいいだろうは違うのです。

弊社の事務スタッフの体制は、１名（週3パート1名）　→　２名（週3パート1名、週2パート1名）　→　３名　（週3パート3名）→　3名（常勤１名+週3パート２名）となりました。業務内容は確実に専門職化してきてきました💪

トライドの事務スタッフ超素敵なんです💕

3名の事務スタッフの配置以外にもトライドとして取り組んでいることは沢山ありますが、基本スタンスがあります。基本スタンスは頻繁にブログで書いていますが、まとめたものが以下になります↓

基本的なスタンス

ルールを守った上で、好き勝手にやらせてもらう

外野はあーだこーだ言いますが、その人たちが経営のプロなのか？何か明確な根拠があるのか？と考えると、きっと自身の能力で理解できないだけだと思うので、真に受けても仕方がないと考えます。

以前のブログでも書きましたが、ケアマネジメントプロセス等のルールを守った上で、好き勝手にやらせてもらう。トライドはこのスタンスです。

事業運営の上で信用できる人は少ないのですが、私の周りにはいます。その人たちからの意見や考え方は日々参考にさせてもらっています。

良い意味でも悪い意味でも外野の意見はききません。トライドが何か上手く行かなくても外野は助けてくれません。だからこそ、『ルールを守った上で、好き勝手にやらせてもらう』上手くいかない時は甘んじで、私自身受け入れるつもりです。

人は自分が理解できないことは否定したり怒ったりする

人は理解できないことは否定したり、怒りだしたりするものです。自分が理解できない、想像の範疇を超える　→　そんな常識はないからよくわからないから怖い　→　自分を守る為にも自分を正当化させたいのだと思います。新しいことは怖いのでしょうね。

そんなところだと思います。変な言い方ですが、多くの人と同じことを考えたり実践したところで残せる結果は限られていると思います。

考えに考え抜いた末に、多くの人と同じことを行うならOK。ただ、本気で考えたら、多くのことがそうはならないでしょう。人が否定するならある意味それは正解です。

トライドの思考パターンは、『上手く行くにはどうしたらよいのか？』『現状を少しでも改善するにはどうしたらよいのか？』といったような考えです。生産性向上も小さな改善をどれだけ繰り返すかがポイントであり、雑ごとを『なめて怠る』と決してうまくいきません💦

雑ごとだからやらないはアウトなんです。

この思考で言い訳なしにやってみてください。苦しむと思いますがその価値はあります。きっと多くの想像以上の価値が生まれ、自分の知らなかったステージに入ることができたと実感するはずです。

知らない世界は多いのです。起業して成功している経営者はきっと、こんな世界があるのか？と、感じた瞬間があると思います。『正にそれ』です。しかも上には上があり、その上には更に上があると考えます。

私は見たいんです🙂欲張りなんでしょうね。

今では私だけではなく、スタッフもこの視点で考えられるようになってきたことが、トライドの成果に繋がっているのだと思います。これをどれだけ、みんなが自分のレベルに応じてやり続けられるか？

要するに、『今の自分の状況にあわせて全力を出し切りましょう』です👏

成長するには『素直さ』が超大事（素直じゃない人は成長の限界値が低い）

写真はトライドの理念教育でもあるホスピタリティー研修を行った際の写真です。個人の成長と会社の成長をコミットする大事な機会です。辛いこともありますが、もっともっと成長したいんです😊

上手く行かないことや失敗も沢山ありますが、『一度の失敗（痛み）から同じことを繰り返さない為に、どれだけの教訓を導き出せるのか？』これが大事です。考えることは時間も労力もかかるので結構面倒ですが、シミュレーションを重ね最善は何かを探れば大概何かしらの答えは見つかるはずです。

こういった思考で個人が取り組めると、個人が成長し、付随し企業が成長できるのだと思います。もし間違っていたら（結果が残せていなかったら）、あっさり終わりにして、別の方向に動き出せばよいだけです。

今までの自分を作ってきたプライドは自分を守る大事なものです。そこをあっさり折れる人はすごい人！まるでできない人もいます。まるでできない人はまず成長できないタイプではないでしょうか？

だからこそ、『素直さ』が大事なんです。そもそも素直な性格の人はそれだけでもはや成長するセンスを持ち合わせていると言ってもよいかもしれません。

※間違いや非を受け入れるためには、『素直さ』がとても大事になります。これがなければ、説明した通り、否定したり怒ったり、言い訳したり等、自分を守ることに必死になります。素直になれない人は採用できないということになります。逆に企業側もスタッフだけに求めるのではなく、上手くいかない施策や取り組みはすぐにやめ、別の視点で進まなければいけません。

働くスタッフだけではなく、現場のリーダーや経営者も同じです。全員に求められる視点だと考えます🧐

トライドの実践や思考パターンは、2冊の本から始まり今でも実践中

以前のブログにも書いていますが、興味のある人は是非お勧めです。そして実践してください。

業務を効率化するには、マニュアルで質を担保し、高い数字を残すには気合と根性（時には大事ですよ）ではなく、ホスピタリティを追求することで数字を残す。ずっとこれを実践し、何かある度に、ブラッシュアップしてきました。その大元がこの２冊の書籍です。

上記２冊をただただ実践してきた会社です。

何度も読んで線を引き、角を折りました。懐かしいです🤣トライドのマニュアルは『はじめの一歩を踏み出そう』から来ており、そこから軸となる『理念や基本方針を決め』　→　ケアマネジメントマニュアルをはじめとした各種マニュアルが構成されています。

更に、介護ソフト『トリケアトプス』に多くの文例を作成し、ケアマネによる差をなくすための各種帳票の標準化を図るようにしています。この2冊の本から、様々なことに枝分かれし細かな部分は時と状況に合わせマイナーチェンジを繰り返している感じです。

書籍は購入し、実践するかしないかはその人次第。わずか数千円でも、実践に活かせればその価値は何倍？何十倍？にもなります！

同じ時間を過ごしてもどう取り組むのかで結果は大きく変わります。

先日、(株)TRAPEの鎌田さんが書籍を出しました。介護業界の生産性向上と言えば、(株)TRAPEの鎌田さんです。きっと参考になると思うので、こちらもお勧めです。『超実践！ 介護現場の生産性向上メソッド』

トライドは単独型の居宅介護支援ですが、介護に詳しい『介護の専門家というよりも、素敵な人たちがそろっている介護に詳しい会社』そんなイメージです🤣わかりずらーーー！ひねくれ者ーーー！

ただただ、古臭い思考にしがみつき本丸に切り込まない、介護業界の常識がとにかく大嫌いなんです。だから介護業界のスタンスではやりたいくないのです😅

事務スタッフがたどってきた経緯

基本的な事務が行う業務以外に、ケアマネ業務の一部代行

初期のころ

私とセカンド朝子だけの時は、常に訪問に出っ放し。最初に採用したスタッフは週３パートの事務スタッフ。

事務が始めた業務

電話対応、FAXで届く書類の仕分け、プラン等の郵送、ファイリング等。

ケアマネ5～7名体制

週3パートと合わせて、週２のパート事務スタッフを採用、毎日一名体制に。

今までの業務

電話対応、FAXで届く書類の仕分け、プラン等の郵送、ファイリング等。

追加された業務

毎月帳票チェック（定期訪問時の記録、モニタリング記録、利用票交付日・押印、ケアプラン原案と本案の交付日・押印）※帳票チェックについては3ヶ月に1回ケアマネ同士でも実施。

ケアマネ7～9名体制

週3のパート事務スタッフと、週4のパート事務スタッフの体制にし、毎日一名体制を継続し、主たる業務をより厚く。多分大きく変わったのはここからです。

今までの業務

電話対応、FAXで届く書類の仕分け、プラン等の郵送、ファイリング等。
毎月帳票チェック（定期訪問時の記録、モニタリング記録、利用票交付日・押印、ケアプラン原案と本案の交付日・押印）※帳票チェックにつていは3ヶ月に1回ケアマネ同士でも実施。

追加された業務

アセスメント・担当者会議録のタイトルの入力、更新プラン等の複製（ビジネスチャットに各ケアマネが訪問日程を入力し、利用者名の隣に番号を振り、番号にあわせた文例を事務スタッフがコピペ。ケアマネは訪問時にタイムリー面談内容をのみを入力）
※事務スタッフは2日前に作成。

経過記録、モニタリング票の日にち入力や文例の入力
※事務スタッフは2日前に作成。

役所への書類提出や電子申請、認定調査票の下準備（利用者名や住所の）、情報提供の取得、データ連携の管理（データ連携でない事業者へはFAXで提供票交付）、要支援の実績入力と包括への書類提出（FAX)、受信のみインターネットFAX、サービス事業所から届く計画書や報告書のクラウド保存、可能な時は新規の受付と相談表作成等。

ケアマネ9～11名体制

ケアマネ7名体制と同じ内容で業務を行っておりましたが、単純に利用者数が多い。週３パート事務スタッフ3名体制になりました。ほぼ毎日２名体制の確立です。だいぶ余裕が持てます👌

今までの業務

電話対応、FAXで届く書類の仕分け、プラン等の郵送、ファイリング等。
毎月帳票チェック（定期訪問時の記録、モニタリング記録、利用票交付日・押印、ケアプラン原案と本案の交付日・押印）※帳票チェックにつていは3ヶ月に1回ケアマネ同士でも実施。

アセスメント・担当者会議録のタイトルの入力、更新プラン等の複製（ビジネスチャットに各ケアマネが訪問日程を入力し、利用者名の隣に番号を振り、番号にあわせた文例を事務スタッフがコピペ。ケアマネは訪問時にタイムリー面談内容をのみを入力）
※事務スタッフは2日前に作成。

経過記録、モニタリング票の日にち入力や文例の入力
※事務スタッフは2日前に作成。

役所への書類提出や電子申請、認定調査票の下準備（利用者名や住所の）、情報提供の取得、データ連携の管理（データ連携でない事業者へはFAXで提供票交付）、要支援の実績入力と包括への書類提出（FAX)、受信のみインターネットFAX、サービス事業所から届く計画書や報告書のクラウド保存、可能な時は新規の受付と相談表作成等。

追加された業務

ここら辺から社内での役割分担(委員会と言ってもいいかも）が始まったので、事務は基本、『広報・PR』の役割を担うことになり、定期的なインスタ投稿、『広報・PR』から仕掛ける採用等が業務に含まれました。

私は統括はしますが、何を目標に、何に取り組むかは私から指示するのではなく、スタッフたちが考えるようになりました。『広報・PR』以外にもいろいろな役割があるのですが、スタッフが自ら考える視点をより強固にする意味でも、この取り組みは新たな挑戦です。

これってそんな簡単なことではなありません。ここに来るまで、スタッフみんなが大きく成長したからこそ、この領域に入りました。

これを指導してくれたのは、ザ・ホスピタリティチーム株式会社の船坂先生です。２冊の書籍の青い方の本の著者です。

常勤事務の採用

一人が退職すると週3パート２名体制になり、業務が回せないわけではないけれど、いっぱいいっぱいな状態に。パート事務3名は良い部分もあるのですが、３人目が安定しない状況であり、入退職の繰り返しでした。事務スタッフとも話し合い、常勤採用を目指すことに。本当に多くの応募がありましたが、ケアマネ同様に誰でもいいわけではありません。

ケアマネ同様に、思考がブラッシュアップされると業務も専門職化していきます。となると、簡単に採用はできません。採用までは数か月かかりましたが、無事、常勤事務が採用でき、ついに常勤事務１名+週3パート2名です。９期目にして、事務は部署になりました👏

業務内容は大幅にUP、ケアマネ業務の一部代行もだいぶ進んでおり、次は、考え想像する業務に入ってくるかなと考えています。ゴールを決め、筋書きを描き、それに向けて取り組む。

もはや考え方は、ケアマネも事務スタッフも同じです。

まとめ

細かく書こうと思えばまだまだありますが、これがトライドの事務スタッフがたどってきた経緯です。３人もいたらお金がかかるだろうと思われますが、当然かかります。だからこそ、ケアマネは省かれた業務の分新規を担当し売り上げを上げる。最大限稼ぐ。

ケアマネは自分たちの事務負担を大幅に減らしてもらっているため、物理的な時間が余らないはずがありません。今まで以上に件数が伸びるのは必然です。

更には、大規模化です。ケアマネは最低でも５～6人は欲しいです。個人的には12名での業務運営を考えています。リーダーが2～3人。そして事務スタッフは今の人数です。

これからも頑張ります。というか頑張るしかない🤣でも私だけではなく全員でです💪と、トライドの守り神の一人マレーバク君も言っています↓

これからもトライドケアマネジメントをよろしくお願いします🙌🙌🙌